Politique de confidentialité

  1. Champ d’application

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont polveniq collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation du site, des commandes, des paiements, des livraisons, des demandes de retour ou de remboursement et des échanges avec le service client.

Elle s’applique notamment aux visiteurs du site, aux clients et aux personnes qui contactent polveniq.

Le traitement des données à caractère personnel est effectué conformément aux règles de protection des données applicables, notamment au Règlement général sur la protection des données lorsque celui-ci est applicable.

  1. Responsable du traitement

Pour les traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre des activités du site, le point de contact est :

Nom commercial : polveniq

Adresse : polveniq, 420-0911, 1-19-36-407 Sena, Aoi-ku, Shizuoka-shi, Shizuoka, Japon

Adresse électronique : care@polveniq.com

Téléphone : 70-4572-6581

  1. Données susceptibles d’être collectées

Selon la manière dont le consommateur utilise le site, polveniq peut traiter les catégories de données nécessaires au fonctionnement du service, notamment :

• les informations d’identification, telles que le nom et le prénom ;

• les coordonnées, telles que l’adresse électronique, le numéro de téléphone, l’adresse de livraison et l’adresse de facturation ;

• les informations relatives aux commandes, notamment les produits commandés, les quantités, le montant de la commande, les informations de livraison et l’historique des opérations nécessaires au service après-vente ;

• les informations nécessaires au traitement et au suivi des paiements, telles que le moyen de paiement utilisé, le statut de la transaction et les références nécessaires à son rapprochement ;

• les communications adressées au service client, notamment les demandes concernant une commande, une livraison, une annulation, un retour, une rétractation, un remboursement ou un produit ;

• les informations techniques générées lors de l’utilisation du site, telles que l’adresse IP, le type d’appareil, le navigateur, certaines données de connexion et les informations collectées au moyen de cookies ou de technologies similaires lorsque leur utilisation est autorisée.

polveniq ne demande pas au consommateur de transmettre par courrier électronique le numéro complet de sa carte bancaire ou son code de sécurité.

  1. Origine des données

Les données peuvent être obtenues directement auprès du consommateur lorsqu’il passe une commande, remplit un formulaire, communique ses coordonnées ou contacte le service client.

Certaines informations sont générées lors de l’exécution d’une commande, d’un paiement, d’une livraison, d’un retour ou d’un remboursement.

Des données techniques peuvent également être collectées automatiquement lors de l’utilisation du site au moyen des technologies nécessaires à son fonctionnement ou, lorsqu’un consentement est requis, après obtention de ce consentement.

  1. Finalités du traitement

Les données à caractère personnel peuvent être utilisées, dans la mesure nécessaire, pour :

• enregistrer et exécuter les commandes ;

• vérifier et traiter les paiements ;

• organiser et suivre les livraisons ;

• communiquer avec le client au sujet de sa commande ;

• traiter les demandes d’annulation, de retour, de rétractation, de remboursement et de garantie ;

• fournir une assistance au client ;

• gérer les réclamations et les litiges ;

• assurer la sécurité du site et prévenir les utilisations frauduleuses ;

• respecter les obligations légales, fiscales, comptables ou réglementaires applicables ;

• assurer le fonctionnement technique et l’amélioration raisonnable du site ;

• réaliser des mesures d’audience ou d’autres opérations nécessitant des cookies non essentiels uniquement lorsque les conditions légales applicables, notamment celles relatives au consentement, sont respectées ;

• envoyer des communications commerciales lorsque celles-ci sont légalement autorisées et, lorsque cela est nécessaire, après avoir obtenu le consentement du destinataire.

  1. Bases juridiques

Lorsque le Règlement général sur la protection des données est applicable, les traitements sont fondés, selon leur nature, sur une ou plusieurs bases juridiques appropriées.

L’exécution du contrat ou les mesures prises à la demande du consommateur avant la conclusion du contrat peuvent notamment justifier les traitements nécessaires à la commande, au paiement, à la livraison et au service après-vente.

Le respect d’une obligation légale peut justifier la conservation ou l’utilisation de certaines données lorsqu’une obligation légale, comptable, fiscale, réglementaire ou liée aux droits des consommateurs l’exige.

Les intérêts légitimes de polveniq peuvent, lorsqu’ils ne prévalent pas sur les droits et libertés des personnes concernées, justifier certains traitements nécessaires à la sécurité du site, à la prévention de la fraude, à la défense de droits ou à l’amélioration du fonctionnement du service.

Le consentement est utilisé lorsqu’il constitue la base juridique appropriée, notamment pour certains cookies non essentiels ou certaines communications commerciales.

Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment. Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

  1. Données relatives au paiement

Les paiements peuvent être effectués par :

Visa
Mastercard
American Express
JCB

Les données nécessaires à l’exécution d’un paiement peuvent être transmises aux prestataires techniques et financiers intervenant dans le traitement de la transaction.

polveniq ne désigne pas dans la présente politique un prestataire de paiement particulier lorsqu’une telle information n’a pas été confirmée.

Les données de paiement ne sont utilisées que dans la mesure nécessaire à la transaction, à la prévention de la fraude, au traitement d’un remboursement, à la gestion d’un litige ou au respect des obligations légales applicables.

  1. Destinataires des données

Les données ne sont communiquées qu’aux personnes ou organismes qui doivent raisonnablement y avoir accès pour les finalités décrites dans la présente politique.

Selon les besoins liés à une commande, elles peuvent notamment être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

• prestataires de paiement et établissements financiers ;

• prestataires participant à la préparation, à l’expédition ou à la livraison des commandes ;

• fournisseurs de services techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site ;

• prestataires d’hébergement ou de stockage de données ;

• prestataires d’assistance ou de service client, lorsqu’ils sont effectivement utilisés ;

• autorités publiques, juridictions ou autres organismes légalement habilités lorsque la communication est requise par la loi.

Les prestataires concernés ne doivent recevoir que les données raisonnablement nécessaires à l’exécution de leurs missions et doivent les traiter conformément aux exigences juridiques applicables.

  1. Vente de données personnelles

polveniq n’utilise pas la présente politique pour déclarer ou autoriser la vente des données personnelles des consommateurs à des tiers.

Lorsque certaines technologies publicitaires ou de partage de données sont effectivement utilisées, leur fonctionnement et les choix dont dispose le consommateur doivent être présentés conformément à la législation applicable et aux pratiques réelles du site.

  1. Cookies et technologies similaires

Le site peut utiliser des cookies ou des technologies similaires pour assurer son fonctionnement.

Les cookies strictement nécessaires peuvent notamment être utilisés pour permettre des fonctionnalités essentielles telles que la navigation, le panier, la sécurité et le processus de commande.

Les cookies non strictement nécessaires, notamment certains cookies de mesure d’audience, de personnalisation ou de publicité, ne doivent être déposés ou lus qu’après obtention du consentement lorsque celui-ci est exigé par la législation applicable.

Le consommateur doit pouvoir accepter ou refuser les cookies non essentiels avec un niveau de facilité comparable et modifier ultérieurement ses choix.

Les paramètres du navigateur peuvent également permettre de supprimer ou de bloquer certains cookies. Le blocage des cookies strictement nécessaires peut toutefois affecter certaines fonctions essentielles du site.

  1. Communications commerciales

Lorsque polveniq envoie des communications commerciales par voie électronique, celles-ci sont adressées conformément aux règles applicables.

Lorsque le consentement préalable est requis, aucune communication concernée ne doit être envoyée sans ce consentement.

Le destinataire peut retirer son consentement ou s’opposer aux communications commerciales dans les conditions prévues par la législation applicable.

Une demande peut également être adressée à care@polveniq.com.

Les communications strictement nécessaires à l’exécution d’une commande, à la livraison, au paiement, à la sécurité, à un retour, à un remboursement ou à une demande du client ne constituent pas nécessairement des communications commerciales.

  1. Durée de conservation

Les données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

La durée applicable dépend notamment de la nature des données, de l’existence d’une relation contractuelle, des obligations comptables ou fiscales, des délais légaux de conservation, de la nécessité de traiter une réclamation et des délais pendant lesquels des droits peuvent être exercés ou défendus.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires et qu’aucune obligation légale ou raison légitime ne justifie leur conservation, elles sont supprimées, anonymisées ou rendues autrement inutilisables conformément aux exigences applicables.

  1. Transferts internationaux de données

En raison du caractère international des activités de commerce électronique et de l’adresse de polveniq située au Japon, certaines données concernant des consommateurs situés dans l’Union européenne peuvent faire l’objet d’un traitement ou d’un transfert international.

Lorsqu’un transfert de données à caractère personnel est soumis aux règles du Règlement général sur la protection des données, polveniq applique le mécanisme juridique de transfert approprié exigé par la législation applicable.

Lorsque les données sont transférées vers un pays reconnu comme assurant un niveau de protection adéquat par les autorités compétentes de l’Union européenne, le transfert peut reposer sur cette décision d’adéquation dans les limites où elle est applicable.

Lorsque le destinataire ou le transfert n’est pas couvert par un mécanisme d’adéquation applicable, les garanties appropriées exigées par la réglementation doivent être mises en œuvre lorsque cela est nécessaire.

  1. Sécurité des données

polveniq met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables destinées à protéger les données à caractère personnel contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.

Aucun système informatique ou mode de transmission de données ne pouvant être considéré comme totalement exempt de risques, polveniq ne présente pas la sécurité du site comme absolue ou garantie à 100 %.

  1. Droits des personnes concernées

Lorsque la législation applicable le prévoit, notamment lorsque le Règlement général sur la protection des données s’applique, une personne concernée peut disposer, selon les circonstances, des droits suivants :

• droit d’accès à ses données à caractère personnel ;

• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;

• droit à l’effacement dans les situations prévues par la loi ;

• droit à la limitation du traitement ;

• droit d’opposition à certains traitements ;

• droit à la portabilité des données lorsque les conditions légales sont réunies ;

• droit de retirer son consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci.

L’exercice de ces droits peut être soumis aux conditions et exceptions prévues par la législation applicable.

  1. Exercice des droits

Pour exercer un droit relatif à ses données personnelles, le consommateur peut envoyer sa demande directement à care@polveniq.com.

La demande doit permettre d’identifier suffisamment la personne concernée et la nature du droit qu’elle souhaite exercer.

Lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour éviter la divulgation de données à une personne non autorisée, polveniq peut demander des informations supplémentaires permettant de vérifier l’identité du demandeur. Les informations demandées à cette fin doivent rester proportionnées.

Les demandes sont traitées dans les délais prévus par la législation applicable.

  1. Réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Lorsque le Règlement général sur la protection des données est applicable, la personne concernée dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données, notamment dans l’État membre de l’Union européenne de sa résidence habituelle, de son lieu de travail ou du lieu où la violation alléguée aurait été commise.

Cette possibilité n’empêche pas la personne concernée de contacter préalablement polveniq afin de demander le traitement de sa demande.

  1. Données nécessaires à une commande

Certaines données sont nécessaires pour conclure ou exécuter une commande, notamment les informations permettant d’identifier le client, de traiter son paiement et de livrer les produits.

Si le consommateur ne fournit pas les informations indispensables à l’exécution du contrat, polveniq peut ne pas être en mesure de traiter ou d’exécuter la commande concernée.

Les informations facultatives ne doivent pas être présentées comme obligatoires lorsqu’elles ne sont pas nécessaires à la finalité concernée.

  1. Modifications de la politique

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte d’une évolution des pratiques du site, de ses services ou des exigences légales applicables.

Les modifications ne peuvent pas servir à supprimer rétroactivement les droits dont une personne bénéficie en vertu de la législation applicable.

La version publiée sur le site doit correspondre aux pratiques réellement mises en œuvre au moment où elle s’applique.

  1. Contact

Nom commercial : polveniq

Adresse électronique : care@polveniq.com

Téléphone : 70-4572-6581

Adresse : polveniq, 420-0911, 1-19-36-407 Sena, Aoi-ku, Shizuoka-shi, Shizuoka, Japon

Horaires d’assistance :

Du lundi au vendredi : 09:00–18:00

Samedi : 10:00–16:00

Dimanche : fermé

Les demandes envoyées par courrier électronique reçoivent généralement une réponse dans un délai de 1 à 3 jours ouvrés.